PYDB Koordinatörlükleri - İdari İşler Koordinatörlüğü

 
İDARİ İŞLER KOORDİNATÖRLÜĞÜ;
 
 
1- PYDB personelinin izin formlarını düzenlemek, göreve başlama, görevden ayrılma ve izin formları ile ilgili yazışmaları yapmak,
 
2- Devlet memuru personelin göreve başlama, ayrılma ve izin işlemlerini ÇKYS (İKYS)’ye işlenmek,
 
3- Personele ait özlük dosyalarını düzenlemek,
 
4- Birim evrak işlemlerini (PYDB’ye gelen tüm evrakları teslim almak, kurum dışından gelen evraklara tarih-sayı vermek, bu evrakların havale işlemlerinin yapılmasını sağlayarak, ilgili PYDB birimine teslim etmek ve PYDB de üretilen tüm yazışmalara tarih-sayı vererek ilgili yere ulaştırılmasını sağlamak) yerine getirmek,
 
5- Birim Arşiv hizmetlerinin yürütülmesi (PYDB birimlerine ait işlemi tamamlanmış tüm dosyaların arşivde muhafazasını sağlamak, Kurum Arşivinde yapılan ayıklama ve imha çalışmalarına katılmak, Kurum Arşivine gidecek dosyaları hazırlayıp teslim etmek , ihtiyaç duyulan evrak veya dosyanın arşivden bulunması ile kanuni prosedürü uygulayarak ilgili PYDB biriminin kullanımını sağlamak vb.) ile ilgili işlemleri yapmak,
 
6- Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi ve IT Uzmanı ile koordineli çalışarak personelin elektronik, kırtasiye vb.  ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlamak,
 
7- Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi ile koordineli olarak taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesi için gerekli yazışmaları yapmak ,
 
8- IT Uzmanı ile koordineli çalışarak, Birime ait tüm cihazların (faks, klima, telefon vb.) çalışır vaziyette olması için gerekli işlemleri yapmak ve gerektiğinde tamiratlarının yapılmasını sağlamak,
 
9- Birimin hizmet verdiği fiziksel alanda ihtiyaç duyulan tamirat, onarım, bakım gibi işlemlerin yapılmasını/yaptırılmasını sağlamak,
 
10- Birimin ihtiyacı olan malzemelerin (bilgisayar, faks, kırtasiye vb.), diğer koordinatörlüklerle koordineli olarak tespitini yaparak, temini için gerekli yazışmaları yapmak,
 
11- PYDB’nin hizmet verdiği katlarda çalışan temizlik firması elemanlarının devam durumlarını ve çalışmalarını takip etmek, aksamaları İdari ve Mali İşler Başkanlığına bildirerek gerekli düzenlemelerin yapılmasını sağlamak,
 
12- PYDB de çalışan devlet memurlarının döner sermaye puantaj cetvelleri ile sözleşmeli çalışanların devam çizelgelerini hazırlamak,
 
13- Mesai saati dışında çalışacak personele gerekli izin belgesini düzenlemek,
 
14- Proje Direktörünün verdiği diğer görevleri yerine getirmekle görevlidir.